Il est temps pour nous tous d’être moins paresseux à propos de la sieste. Je parle, bien sûr, de la fonctionnalité « Snooze » intégrée à Gmail, Outlook et plusieurs autres applications de messagerie modernes. En appuyant sur Snooze sur un e-mail, vous pouvez le masquer de votre boîte de réception jusqu’à une date et une heure ultérieures.

Alors que le concept de répétition des e-mails existe depuis environ une décennie maintenant et fait partie de Gmail depuis 2018, vous seriez pardonné de le sous-utiliser ou même d’ignorer son existence. Il est trop facile de considérer Snooze comme une tactique de blocage pour les e-mails auxquels vous préférez ne pas répondre, alors que cela fonctionne vraiment mieux comme une sorte de rappel qui vit dans votre boîte de réception. Une fois que vous pensez à somnoler de cette façon, les possibilités s’ouvrent.

Bases de la répétition

Sur les versions Web de Gmail ou Outlook, la répétition est simple : recherchez simplement l’icône de l’horloge analogique. Vous le trouverez au-dessus de n’importe quel e-mail lorsque vous le lisez, ou au-dessus de votre boîte de réception lorsque vous sélectionnez un message. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur n’importe quel message et sélectionner Répéter dans le menu contextuel, ou survoler n’importe quel message dans Gmail pour trouver l’icône Répéter sur le côté droit. Gmail dispose également d’un raccourci clavier pour Snooze : appuyez sur « B » lors de l’affichage d’un message.

Jared Newman / IDG

Sur votre téléphone, c’est un peu plus compliqué. Dans Gmail et Outlook, vous trouverez l’option Répéter en appuyant sur « … » dans le coin supérieur droit de n’importe quel message. Vous pouvez également vous diriger vers Paramètres > Actions/options de balayage pour configurer la répétition en glissant sur n’importe quel message dans votre boîte de réception.

Que faire si vous n’utilisez pas Gmail ou Outlook ? Avec d’autres fournisseurs, tels que Apple Mail, Yahoo ou AOL, vous devrez utiliser une application de messagerie tierce qui prend en charge la répétition. J’aime Spark, Newton et l’application Outlook de Microsoft (qui, malgré son nom, prend en charge d’autres fournisseurs de messagerie qu’Outlook).

Inversement, l’application iOS Mail d’Apple ne prend pas en charge la répétition même si vous utilisez Gmail ou Outlook comme fournisseur de messagerie, vous devrez donc utiliser une autre application avec votre fournisseur de messagerie pour profiter de cette fonctionnalité.

Comment utiliser Snooze

Maintenant que nous avons couvert les bases de la répétition, il est temps de faire preuve de créativité avec la façon dont nous l’utilisons.

Personnellement, je ne suis pas fan de l’utilisation de snooze uniquement à des fins de procrastination. Avec la plupart des e-mails, il est préférable de prendre des mesures décisives, même si cette action implique de bannir le message dans vos archives. Il existe cependant une exception : si je suis sur mon téléphone, je peux répéter un e-mail jusqu’à ce que je sache que je serai de retour à mon bureau, équipé d’un clavier approprié.

j’ai aussi commencé répéter mes propres e-mails, ils retourneront donc dans la boîte de réception pour un suivi si personne ne répond. Si le destinataire répond, cela annulera la répétition d’alarme que vous avez définie afin que votre boîte de réception ne soit pas encombrée. Bien que Gmail puisse suggérer automatiquement des éléments de suivi via sa propre fonction « Nudges », la répétition vous donne un contrôle total sur le timing et les messages qui nécessitent une action supplémentaire.

En parlant de rappels, la répétition est un excellent moyen de refaire surface les informations de rendez-vous quand vous en avez besoin, surtout maintenant que nous avons tous affaire à un barrage de liens Zoom. Au lieu de laisser ces invitations encombrer ma boîte de réception, je les répéterai jusqu’à peu de temps avant chaque réunion. Vous pouvez également utiliser la répétition pour vous rappeler les échéances imminentes et refaire surface l’itinéraire de voyage le jour de votre voyage.

Enfin, vous pouvez utiliser Snooze en conjonction avec les e-mails programmés. Pour planifier un e-mail dans Gmail, appuyez sur la flèche vers le bas à côté du bouton Envoyer sur le Web, ou appuyez sur le « … » dans le coin supérieur droit sur les appareils mobiles. Une fois que vous avez programmé un message, mettez-le en attente jusqu’à peu de temps avant l’heure de livraison. De cette façon, il reviendra dans votre boîte de réception et vous aurez une dernière chance d’examiner les modifications avant qu’il ne soit publié. N’oubliez pas que le message sera toujours diffusé à moins que vous ne l’annuliez d’abord.

Optimiser Gmail pour la répétition

Gmail et Outlook gèrent les répétitions essentiellement de la même manière : vous pouvez sélectionner une heure prédéfinie pour que le message revienne dans votre boîte de réception, ou choisir votre propre date et heure personnalisées.

Mais si les heures de répétition prédéfinies de Gmail ne correspondent pas à votre emploi du temps, l’application mobile vous permet de les personnaliser via Paramètres > (Votre adresse e-mail) > Paramètres de répétition. Curieusement, vous pouvez également définir des heures de rappel par défaut dans Google Keep sur le Web, et ces heures deviendront vos heures de répétition dans Gmail.

Il y a juste une bizarrerie ici : quelle que soit l’heure de répétition que vous définissez pour l’emplacement « Après-midi » ne s’affichera pas sur la version Web de Gmail. Si vous préférez répondre aux e-mails vers la fin de la journée de travail, envisagez de retarder votre heure de sieste du matin ou votre heure de sieste du soir plus tôt pour compenser.

Un autre conseil spécifique à Gmail : avant de répéter un e-mail important, pensez à le marquer comme non lu en premier. De cette façon, il apparaîtra à nouveau en gras lorsqu’il reviendra dans votre boîte de réception. (Avec Outlook, cela se produit automatiquement.)

Bien sûr, se rappeler d’utiliser la répétition en premier lieu est la moitié de la bataille. Mais une fois que vous avez pris l’habitude, cela pourrait bien devenir votre fonction de messagerie préférée.

Cette chronique est apparue à l’origine dans le bulletin d’information de Jared’s Advisorator. Inscrivez-vous pour recevoir chaque semaine des conseils techniques pratiques dans votre boîte de réception.

Jared Newman couvre la technologie personnelle de son avant-poste éloigné de Cincinnati. Il publie également deux bulletins d’information, Advisorator pour les conseils techniques et Cord Cutter Weekly pour l’aider à abandonner la télévision par câble ou par satellite.