Excel: comment créer des listes déroulantes simples et dépendantes


Les listes déroulantes dans Microsoft Excel (et Word et Access) vous permettent de créer une liste de choix valides que vous ou d’autres pouvez sélectionner pour un champ donné. Ceci est particulièrement utile pour les champs qui nécessitent des informations spécifiques; champs contenant des données longues ou complexes difficiles à épeler; ou les champs où vous souhaitez contrôler les réponses.

La création de listes déroulantes dépendantes (lorsqu’elle est combinée avec une fonction INDIRECTE) est un autre avantage. Cela vous permet de sélectionner une catégorie de produits dans la zone de liste déroulante du menu principal (comme les boissons), puis d’afficher tous les produits associés dans la zone de liste déroulante du sous-menu (dépendant) (comme le jus de pomme, le café, etc.). ). Cela fonctionne très bien à des fins de commande et d’inventaire car il divise tous les produits en catégories gérables. C’est ainsi que la plupart des sociétés de vente en gros et au détail gèrent leurs gammes de produits. En fait, les entreprises, des hôpitaux aux compagnies d’assurance en passant par les banques et plus encore, utilisent des listes déroulantes, des cases à cocher, des listes déroulantes et / ou des boutons radio pour minimiser les erreurs de frappe et les erreurs des utilisateurs.

Comment créer une liste déroulante simple

Nous avons créé un exemple de liste déroulante pour que vous puissiez pratiquer les étapes ou n’hésitez pas à utiliser vos propres données.

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Pratiquez les listes déroulantes Excel en utilisant les données de ce classeur.

Si votre base de données de feuille de calcul est volumineuse ou contient de nombreux champs, nous vous recommandons de placer les éléments de la zone de liste dans un tableau sur une feuille de calcul distincte, mais dans le même classeur. Toutefois, si votre liste est relativement courte, vous pouvez taper les éléments de votre liste, séparés par des virgules, dans le champ Source de la boîte de dialogue de validation des données.

1. Ouvrez un nouveau classeur et ajoutez un deuxième onglet de feuille de calcul (cliquez sur le signe «+» en bas de l’écran dans la barre d’onglets).

2. Renommez la feuille de calcul 1 en « semaines« Pour la feuille de calcul et la feuille de calcul 2 comme »listes. « 

3. Entrez les noms de 10 médecins (ou d’autres éléments applicables) dans la colonne A de A1 à A10.

4. Triez la liste selon vos préférences. Si vous prévoyez de trier par nom de famille, entrez d’abord le nom de famille, puis le prénom et l’initiale du milieu sur votre liste d’origine.

5. Mettez en surbrillance la plage (A1: A10) ou placez simplement votre curseur sur une cellule de la liste et appuyez sur Ctrl + T pour convertir ce groupe d’éléments en table. Excel l’appelle Tableau 1, 2, 3, etc., ce qui n’est pas un problème s’il n’y a qu’une seule table. Assurez-vous de cocher la case «Ma table a des en-têtes».

Remarque: Lorsque des données se trouvent dans un tableau, vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments de la liste (et de toutes les autres listes déroulantes qui utilisent ce même tableau) et ils seront tous mis à jour automatiquement.

01 entrez votre liste d'articles puis convertissez la liste en tableau JD Sartain / IDG dans le monde

Entrez votre liste d’articles, puis convertissez la liste en tableau.

6. Passez à la feuille de calcul 1 (renommée semaines). Saisissez des données similaires à celles indiquées dans le graphique suivant, par exemple: Type de chirurgie, date, heure et chirurgien, ou créez vos propres données.

7. Sélectionnez la cellule ou le groupe de cellules dans lequel vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse. Dans ce cas, sélectionnez D2 (ou D2: D11, si vous préférez, bien qu’il ne soit pas nécessaire de mettre en surbrillance la colonne entière).

8. Dans l’onglet Données, sélectionnez La validation des données > La validation des données.

9. Dans le La validation des données fenêtre de dialogue, choisissez Réglages languette. dans le Critères de validation panneau dans le Autoriser , sélectionnez l’option appelée liste dans la zone de liste déroulante.

02 dans l'onglet paramètres choisissez la liste dans la zone de liste JD Sartain / IDG dans le monde

Dans l’onglet Paramètres, choisissez Liste dans la zone de liste.

10. Cliquez sur le champ Source et cliquez à l’intérieur de cette zone.

11. Déplacez votre curseur en dehors de cette fenêtre de dialogue et sélectionnez listes feuille de calcul dans les onglets du classeur en bas de l’écran.

12. Mettez en évidence la gamme des médecins, c’est-à-dire A2 à A11. Notez qu’Excel ajoute cette plage dans la zone de champ Source (= répertorie! $ A $ 2: $ A $ 11) pour vous.

13. Ensuite, cliquez sur le Message d’entrée onglet et entrez un titre et un message d’entrée pour votre liste déroulante.

14. Ensuite, cliquez sur le Alerte d’erreur et entrez le titre et le message d’erreur de votre liste déroulante.

15. Cliquez sur D’accord et votre liste déroulante est terminée.

03 entrez les alertes d'erreur du message d'entrée de la plage source JD Sartain / IDG dans le monde

Entrez la plage source, le message d’entrée et les alertes d’erreur pour votre zone de liste déroulante.

16. Revenez à la semaines feuille de calcul et positionnez votre curseur dans la cellule D2. Remarquez la flèche de la zone de liste déroulante et votre message d’entrée personnalisé apparaît à droite de chaque cellule de cette colonne que vous sélectionnez. Cliquez sur la flèche vers le bas et choisissez un médecin dans la liste qui se spécialise dans le type de chirurgie sur la ligne correspondante de la colonne A. Par exemple, le domaine du Dr Simon Walters est la chirurgie de la hanche.

17. Si quelqu’un tape un nom non valide, c’est-à-dire qu’il essaie de taper un nom qui ne figure pas sur la liste des chirurgiens acceptables, le message d’erreur personnalisé que vous avez spécifié apparaît lorsque vous appuyez sur la touche Entrée. Cliquez sur Annuler pour quitter cette boîte de dialogue.

04 choisissez un médecin ou tapez une entrée invalide pour une alerte d'erreur JD Sartain / IDG dans le monde

Choisissez un médecin dans la liste ou saisissez une entrée non valide pour une alerte d’erreur.

Créer des listes déroulantes dépendantes

Les listes déroulantes dépendantes sont similaires aux sous-menus des applications Office. Le menu principal (ou la liste déroulante) affiche diverses options avec des sous-menus en dessous de chacun qui affichent d’autres options liées au menu principal. Dans notre exemple de feuille de travail, la liste déroulante propose une sélection de chirurgiens que vous pouvez choisir et qui correspond au type de chirurgie programmée.

Pour ce prochain exercice, imaginez que vous dirigez un petit hôpital rural situé à environ 80 kilomètres d’une grande ville qui compte trois grands hôpitaux entièrement dotés en personnel. C’est votre travail de planifier des chirurgiens dans l’un de ces trois grands établissements pour voir les patients de votre hôpital. La liste déroulante «principale» contient une sélection d’hôpitaux (par emplacement) où chaque chirurgien exerce. Les listes déroulantes du sous-menu fournissent les noms de chaque chirurgien qui travaille dans chacune de ces installations: East Side, West Side ou Midtown.

A. Créer les listes

1. Tout d’abord, ajoutez une autre feuille de calcul et nommez-la listes2.

2. Sur le listes2 feuille de calcul, entrez le titre suivant pour la colonne A: Emplacements des hôpitaux. Sous Emplacements des hôpitaux, entrez les noms Cote est, Côté ouest, et Midtown dans les cellules A2, A3 et A4, respectivement (sans espaces ou utilisez un seul mot).

3. Déplacez votre curseur sur la première cellule sous le titre Emplacements des hôpitaux (A2). Cliquez sur Accueil > Format en tant que tableauet choisissez un style de tableau dans le sous-menu, puis cliquez sur D’accord.

4. Sélectionnez les emplacements des hôpitaux dans cette liste (A2: A4). Entrez un nom de table (Emplacements) dans la zone Nom (au-dessus de la colonne A) ou appuyez sur Ctrl + T pour convertir ces éléments en tableau, qu’Excel nomme Tableau 1, 2, 3, etc. Enfin, cochez la case qui dit Ma table a des en-têtes.

5. Pour renommer vos tables, sélectionnez Formules > Gestionnaire de noms. Curseur jusqu’au tableau 1 (2, 3, 4, etc.), puis cliquez sur le Éditer bouton.

6. Dans le Modifier le nom boîte de dialogue, saisissez le nouveau nom (Emplacements).

Remarque: Excel n’autorise pas les espaces ou autres caractères spéciaux. Les noms doivent commencer par une lettre ou un trait de soulignement, et les noms ne peuvent entrer en conflit avec aucun des noms intégrés d’Excel ou d’autres objets dans le classeur (par exemple, vous ne pouvez pas avoir deux plages avec le même nom dans un seul classeur, même si les plages sont dans des feuilles de calcul distinctes).

05 renommer vos tables à l'aide du gestionnaire de noms Excel JD Sartain / IDG dans le monde

Renommez vos tableaux à l’aide du gestionnaire de noms d’Excel.

7. Ensuite, vous devez créer une table distincte pour chacun des sites hospitaliers. Sur le listes2 feuille de calcul, entrez les titres suivants, pour la colonne B: cote est, C: côté ouestet D: Midtown (ces libellés de colonne seront également les noms de vos plages moins les espaces).

8. Entrez le nom de certains médecins sous chacune de ces trois colonnes (B, C, D).

9. Formatez chaque liste sous la forme d’un tableau nommé (répétez l’étape 3 ci-dessus).

10. Mettez en surbrillance la plage de chaque colonne individuellement (B1: B8; C1: C7; D1: D9). presse Ctrl + T pour convertir ces groupes d’éléments en tableaux, que Excel nomme tableau 2, 3, 4, etc., puis cochez la case qui dit Ma table a des en-têtes. Répétez les étapes 5 et 6 ci-dessus pour renommer vos tables. N’oubliez pas, aucun espace dans les noms de plage.

06 créer des tableaux pour vos listes JD Sartain / IDG dans le monde

Créez des tableaux pour vos listes.

Remarque: Si vous avez plusieurs tables, nommez-les en fonction de l’en-tête que vous avez fourni pour chaque colonne.

B. Créez les listes déroulantes

1. Tout d’abord, revenez au semaines tableur et supprimez la liste déroulante précédente dans la colonne D intitulée Chirurgiens. Créez un nouvel en-tête dans la colonne D1 intitulée Emplacement et nommez la colonne E1 Chirurgiens.

2. Sélectionnez les cellules D1: E11, puis sélectionnez Accueil > Format en tant que tableau, choisissez un style, cochez la case des en-têtes et cliquez sur D’accord.

3. Ensuite, sélectionnez les cellules (D2: D11) pour la liste déroulante du menu principal.

4. Dans l’onglet Données, sélectionnez La validation des données > La validation des données.

5. Dans le La validation des données fenêtre de dialogue, choisissez Réglages languette. dans le Critères de validation panneau dans le Autoriser , sélectionnez l’option appelée liste dans la zone de liste déroulante.

6. Dans le La source , cliquez sur le list2 feuille de calcul, mettez en surbrillance la liste Emplacement de l’hôpital moins l’en-tête (A2: A4), puis cliquez sur D’accord.

07 créer la liste déroulante du menu principal JD Sartain / IDG dans le monde

Créez la liste déroulante du menu principal.

7. Déplacez votre curseur sur la cellule E2.

8. Répétez les étapes 8 et 9 ci-dessus.

9. Cette fois, dans le La source , entrez cette formule: = INDIRECT ($ D $ 2)—Mais c’est uniquement pour la cellule actuelle — puis cliquez sur D’accord.

Remarque: Si vous recevez le message d’erreur source, cliquez simplement sur Oui, car les erreurs cesseront lorsque les données des listes déroulantes se rempliront.

10. Pour remplir la colonne (qui est le cours évident), entrez la formule comme ceci: = INDIRECT ($ D2)– oui, sans le signe «$» sur le numéro de ligne – puis copiez la cellule D2 de D3 à D11. Cela active toute la gamme.

08 entrez la fonction indirecte comme une formule relative puis copiez JD Sartain / IDG dans le monde

Entrez la fonction INDIRECTE comme une formule relative, puis copiez.

11. Si vous souhaitez ajouter un message d’entrée ou une alerte d’erreur, répétez les étapes 13 à 14 ci-dessus dans la section «Comment créer une liste déroulante simple».

C. Testez votre travail

Il est maintenant temps de tester votre travail. Cliquez sur les flèches déroulantes (une à la fois) dans la colonne D (Emplacement).

1. Choisissez un hôpital dans la liste et il apparaîtra dans la cellule active.

2. Déplacez votre curseur sur la colonne E (chirurgien) et choisissez un médecin dans la liste des médecins à l’emplacement que vous avez spécifié dans la colonne D.

09 les listes déroulantes fonctionnent comme prévu JD Sartain / IDG dans le monde

Les listes déroulantes fonctionnent comme prévu.

D. Contournement pour les éléments de deux mots

Si vous souhaitez utiliser deux mots ou plus pour le menu déroulant du menu principal (par exemple, Emplacement) et que vous ne souhaitez pas exécuter les mots ensemble sans espace (par exemple, East Side au lieu d’EastSide), entrez cette formule dans la liste déroulante (chirurgien) Source dans la boîte de dialogue de validation des données: = INDIRECT (SUBSTITUT (D2, «  », «  »)) où D2 est l’adresse de la cellule, «  » signifie quote-space-quote et «  » signifie quote-quote sans espace. Traduction: remplacer la cellule D2 qui a un espace par D2 moins l’espace.

C’est tout pour le moment. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, vous pouvez télécharger cette feuille de calcul ici:

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